第4章 文档的编辑
在上一章中介绍了Word文档的建立，本章将介绍如何为文档添加内容，并介绍如何对文档内容进行编辑。
4.1 为文档输入内容
下面将介绍如何为文档输入相关内容。
4.1.1 输入普通文本
在新建文档后，添加内容是必须要做的。在输入时，每个字符出现在不停闪烁的垂直插入点的左侧。可使用Backspace键和Delete键删除文字，使用空格键输入空格，其他所有键用于输入。
使用Word的即点即输功能，可以在页面中的任意位置开始输入一行文字。接下来将介绍如何为文档添加普通文本内容，具体的操作步骤如下。
01 运行Word 2016应用程序，新建一个空白文档，在文档中可以看到，第一行中出现闪烁的位置光标，如图4-1所示。
图4-1
02 还原语言栏，设置语言栏中的当前状态为中文状态，如图4-2所示。
图4-2
03 在闪烁的光标处输入正文文本，在需要转行处按Enter键换行。如图4-3所示为输入的文本内容。
图4-3
如果想在输入的文档中添加文本内容，具体操作步骤如下。
01 在需要添加文本内容的位置单击，将看到光标的闪烁，如图4-4所示。
图4-4
02 添加文本后，按Enter键添加一行，然后添加文本，如图4-5所示。
图4-5
提示
除了添加中文文本内容之外，还可以输入数字、英文、符号等。
把插入点移动到某个位置，就可以插入新的文本了。不过，要先搞清楚当前的状态是插入方式还是改写方式。在插入方式下，新输入的文本将添加到插入点所在的位置，该插入点后的文本将向后移；在改写方式下，新输入的文本将改写位于插入点后的文本。
按Insert键可以在插入和改写方式之间进行转换。
02 单击“符号”右侧的下三角按钮，弹出下拉面板，如图4-7所示。选择“其他符号”命令，弹出“符号”对话框，从中选择一种符号，如图4-8所示。
图4-7
图4-8
提示
切换到“特殊符号”选项卡，可以看到不常见的符号及快捷键，如图4-9所示。
图4-9
4.1.2 输入各类符号
在使用Word进行文字处理的时候，不可避免地会遇到一些符号的输入，有些比较常见的符号直接使用键盘输入即可完成，但也会遇到一些不常见的字符输入。
下面介绍在Word中各类符号的输入，具体操作步骤如下。
01 切换到“插入”选项卡的“符号”组，如图4-6所示。
图4-6
03 单击“插入”按钮，插入特殊符号，然后单击“关闭”按钮即可，如图4-10所示。
图4-10
提示
比较常见的符号如“。”“, ”“、”“; ”“‘”“'”“】”“【”，都可以通过键盘来完成，不过需要结合Shift键和中英文切换来完成键盘上常用字符的输入。
4.1.3 输入公式
除了输入文本和各类符号外，比较常用的还有公式的输入。
同样的方法，切换到“插入”选项卡，在“符号”组中单击“公式”右侧的下三角按钮，如图4-11所示，从中选择需要的公式。
图4-11
在弹出的“公式”下拉列表框中选择“Office.con中的其他公式”选项，将弹出相应的公式列表，如图4-12所示。
图4-12
如果选择“插入新公式”选项，Word将直接在文档中插入公式框，并显示该公式框相应的“设计”选项卡，设计公式使用的工具符号如图4-13所示。
图4-13
4.2 编辑文档内容
在文档中输入文本内容后，可以对其文档内容进行编辑操作，如对文档内容进行选择、删除、替换、移动、剪切、复制、撤销与恢复等。
4.2.1 文本的选择
最常用的选定文本的方法就是按住鼠标左键并拖动，使选定的文本在屏幕上以灰底显示。对于图形，可以单击该图形进行选定。
选定文本内容的方法有以下9种。
方法一：使用鼠标选定文本。
01 选定一个单词。在需要选定的单词上双击鼠标左键，即可选择需要选定的单词。如图4-14所示为选择的单词。
图4-14
02 选定任意数量的文本。首先要把鼠标指针I指向要选定的文本开始处，按住鼠标左键并拖过想要选定的正文，当拖动到选择文本的末端时，释放鼠标左键，Word 2016以灰底显示选定状态的文本，屏幕显示如图4-15所示。
图4-15
03 选定一句文本。按住Ctrl键，再通过鼠标左键单击句子中的任意位置即可选定这句文本。
提示
一句文本指的是以句号为准的一句话。
方法二：利用选定栏选择文本。
提示
选定栏是指文档窗口左端至文本之间的空白区域。当鼠标指针经过选定栏时，将会变成一个
形状。
01 选定一行文本。将鼠标指针移动至该行左侧的选定栏，单击鼠标左键，如图4-16所示。
图4-16
02 选定多行文本。将鼠标指针移动至第一行左侧的选定栏，按住鼠标左键并在选定栏中拖动至最后一行时释放按键，如图4-17所示。
图4-17
03 选定一个矩形文本块。先将鼠标指针移至要选择区域的左上角，按住Alt键不放，然后按住鼠标左键向区域的右下角拖动，如图4-18所示。
图4-18
方法三：利用扩展选定方式选定文本。
在Word中，可以使用扩展选定方式来选定文本。先将鼠标指针移至要选择文本的末端并单击，再按F8键，就可以一句一句地扩展选定范围。多次按F8键，可以选择整篇文档，如图4-19所示。如果想关闭扩展选定方式，只需按Esc键即可。
图4-19
方法四：按住Shift键配合箭头进行选择。
在Word中，先将鼠标指针移至要选择文本的始端，然后按住Shift后按←、↑、→、↓ 4个方向键，可以在光标位置进行上下左右的选择。
方法五：按Ctrl+A快捷键，选择整篇文档。
方法六：选择一行中插入点前面的文本，可按Shift+Home快捷键。
方法七：选择一行中插入点后面的文本，可按Shift+End快捷键。
方法八：选择从插入点至文档开头的内容，可按Ctrl+Shift+Home快捷键。
方法九：选择从插入点至文档末尾的内容，可按Ctrl+Shift+End快捷键。
4.2.2 删除和替换文本
在输入的稿件中难免会有需要修改的地方，下面就来介绍如何删除和修改输入文本的两种方法。
方法一：修改字符文本的方法。
01 将需要修改的字符文本删除。把光标置于该字符的右侧，然后按Backspace键（退格键），与此同时该字符后面的文本会自动左移一格来填补被删除字符的位置。也可以按Delete键来删除光标右侧的一格字符，与此同时光标右侧的文本向左移一格填补被删除字符的位置。
02 输入文本。可以在删除文本后直接输入字符文本，或在需要删除的文本处于选定状态时输入字符文本。
方法二：修改一大块文本的方法。
01 将需要修改的一大块文本删除。可以先选定该文本块，然后在“开始”选项卡中单击“剪贴板”组中的
（剪切）按钮，将剪切下的内容存放在剪贴板上，以后可以粘贴到其他位置。也可以按Delete键将选定的文本块删除。
02 输入文本。可以在删除文本后直接输入文本，也可以在需要删除的文本处于选定状态时输入或粘贴文本。
提示
剪切的快捷键为Ctrl+X，粘贴的快捷键为Ctrl+V。
4.2.3 文本的移动
在编辑文档过程中，内容的位置和顺序有时会颠三倒四的，而对于这样的文本可以通过移动来实现合理的排版效果，不需要删除后再重新输入，这样即提高了编辑文本的效率，也可以节省大量的时间。
在Word 2016中，移动文本的具体操作步骤如下。
01 选定需要移动的文本。
02 将鼠标指针移至选定的文本，此时鼠标指针变为
形状。
03 按住鼠标左键，此时鼠标指针变为
形状，同时还会出现一条加粗的实线插入点，如图4-20所示。
图4-20
04 拖动鼠标时，实线插入点表示的是将要移至的目标位置。
05 释放鼠标左键后，选定的文本便从原来的位置移至新的位置，如图4-21所示。
图4-21
4.2.4 使用剪贴板
如果想要移动或复制的文本原位置离目标位置较远或不在同一屏幕中显示，可以使用剪贴板来移动或复制文本，具体操作步骤如下。
01 选定要移动的文本。
02 在“开始”选项卡中单击“剪贴板”组中的
（剪切）按钮，或者按Ctrl+X快捷键，选定的文本将从原位置删除，同时被存放到剪贴板中。
03 把鼠标指针移至目标插入点位置。如果在不同的文档间移动文本内容，将当前文档切换到目标文档中，再选择切入点。
04 在“开始”选项卡中单击
（粘贴）按钮，或者按Ctrl+V快捷键。
4.2.5 文本的复制
复制到Office剪贴板中的内容，使用“粘贴”命令可以多次插入。因此在输入较长文本时，使用“复制”命令可以节省时间、提高效率。
在Word 2016中，复制文本的方法有以下4种。
方法一：使用复制粘贴法复制文本。
01 选定要复制的文本。
02 在“开始”选项卡中单击
（复制）按钮，或者按Ctrl+C快捷键。
提示
也可以在选定文本后右击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。此方法可同样应用于剪切文本。
03 将插入点移至目标位置，按Ctrl+V快捷键粘贴至新的位置。
方法二：选定拖放法复制文本。
01 选定要复制的文本。
02 将鼠标指针指向选定的文本，此时指针变为形状。
03 按住Ctrl键，然后按住鼠标左键，此时鼠标指针变为
形状，同时出现加粗的实线插入点，此插入点为将要复制的目标位置。
04 移动插入点至目标位置，释放鼠标左键，选定的文本便从原来的位置复制到新的位置。
方法三：使用快捷菜单复制文本。
01 选择需要复制的文本。
02 右击选择的文本，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。
03 移动插入点到目标位置，右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，即可粘贴文本到新的位置。可以重复“粘贴”操作执行多次复制。
方法四：使用Shift+F2快捷键来复制文本。
01 选择需要复制的文本。
02 按Shift+F2快捷键，则在状态栏中会出现“复制到何处？”提示信息。
03 把插入点移至粘贴的位置。
04 按Enter键，即可将选择的文本复制到新的位置。
在Word中，可以在同一文档的不同位置进行复制，也可以在不同的文档之间复制文本，甚至可以在不同的应用程序之间复制文本，用户可以亲自去尝试一下，这里就不介绍了。
4.2.6 撤销与恢复操作
在Word 2016中编辑文档的过程中，如果进行了不合适的操作需要返回原来的状态，可以通过使用“撤销”或“恢复”功能进行撤销与恢复操作。
1．撤销操作
在Word 2016中实现撤销的方法有以下3种。
方法一：单击快速访问工具栏上的
（撤销）按钮即可撤销最近一步的操作。
方法二：使用Ctrl+Z快捷键或Alt+Backspace快捷键可以撤销前一个操作。
提示
反复按Ctrl+Z快捷键可以撤销前面的每一个操作，直到无法撤销为止。
方法三：单击快捷访问工具栏中
（撤销）按钮右侧的
下三角按钮，可以打开一个最近操作的下拉列表，从中可以选择恢复到指定的某一操作，如图4-22所示。
图4-22
2．恢复操作
如果撤销操作本身是错误操作，此时如果想恢复原来的操作，就需要使用恢复操作功能。在Word 2016中实现恢复的方法有以下两种。
方法一：单击快速访问工具栏上的
（恢复）按钮，每单击一次该按钮就可以恢复一次最近的撤销操作。
方法二：按Ctrl+Y快捷键也可以实现恢复一次最近的撤销操作，反复按Ctrl+Y快捷键可以进行多次恢复撤销操作。
4.3 批注和修订文档
批注和修订是Word为审阅他人的Word文档提供的两种方式。批注的含义很容易解释，它是用户在阅读文档时需要注意的备注、问题、建议等。批注的人可能会为编辑文本提供建议，但批注功能不会把任何编辑或更改输入到文本中。用户常将批注中的建议文本复制到正文中，但批注本身并不是文本编辑流程的一部分。
然而，修订却是文本编辑流程的一部分，它们是对Word文档执行插入和删除操作。借助于“修订”工具，可以看到何人、何时插入或删除了哪些内容。这样，如果多个修订人都更改了文档，就可以知道谁进行了哪些更改。这有助于决定如何集成不一致的编辑。
4.3.1 使用批注
在使用Word修改合同、待审批文档时，用户会在一些重要地方加以批注，给予详细的说明，这样可以让用户更加清晰地明白其中的含义。对文档进行批注的具体操作步骤如下。
01 首先选择需要添加标注的词语或段落，如图4-23所示。选择“李客”两个字，在“插入”选项卡中单击“批注”按钮，添加批注，如图4-24所示。
图4-23
图4-24
02 在右侧的批注中输入修改的内容，如图4-25所示。
图4-25
添加标注后，可以对标注进行显示、隐藏等操作。首先选择需要删除的批注，切换到“审阅”选项卡的“批注”组中，单击“删除”或“显示批注”按钮，即可删除或隐藏批注；再次单击“显示批注”按钮显示批注。如图4-26所示为隐藏后的批注。
图4-26
此外“更改”组中有“接受”和“拒绝”按钮。单击“接受”按钮，文档中依然会显示批注；单击“拒绝”按钮，将删除批注。如图4-27所示为拒绝后的批注。
4.3.2 修订文档
图4-27
使用修订标记是对文档进行插入、删除、替换以及移动等编辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改，以便于其他用户或者原作者知道文档所做的修改，这样就可以根据实际情况决定是否接受这些修订。
对文档进行修订的具体操作步骤如下。
01 在“审阅”选项卡中单击“修订”按钮，进入修订状态。在修订状态下更改任何内容都会显示出修订标记，如图4-28所示。
图4-28
02 单击“修订”组中右下角的
按钮，在弹出的“修订选项”对话框中设置修订的选项，设置后单击“确定”按钮，如图4-29所示。
图4-29
03 对文档进行修订。
默认情况下，Word用单下划线标记添加的部分，用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审阅者审阅一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分，所以用户有时需要对修订标记进行设置。单击“修订”组中右下角的
按钮，在弹出的“修订选项”对话框中单击“高级选项”按钮，弹出“高级修订选项”对话框，如图4-30所示，从中设置修订的标记。
图4-30
4.3.3 接受或拒绝修订
当工作簿被修改后，用户在审阅表格时可以选择接受或者拒绝他人修改的数据信息。
下面介绍文档进行修订后，对修订文档的接受或拒绝的具体操作步骤。
01 在修订的文档文本处单击，切换到“审阅”选项卡的“更改”组中，如图4-31所示。单击“接受”按钮，即可不显示标注，只显示修改后的文档。
图4-31
02 在“审阅”选项卡的“更改”组中单击“拒绝”按钮，即可将修改的文本删掉，只保留原始的文本文档。
在接受或拒绝修订后，系统自动将光标显示到下一条修订上。
使用“上一条”和“下一条”工具可以转到上一条和下一条批注。
4.3.4 比较修订前后的文档
如果审阅者直接修改了文档，而没有让Word加上修订标记，此时可以用原来的文档与修改后的文档进行比较，以查看哪些地方进行了修改。其具体操作步骤如下。
01 切换到“审阅”选项卡的“比较”组中，如图4-32所示。
图4-32
02 单击“比较”下方的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“比较”命令，如图4-33所示。
图4-33
03 在弹出的“比较文档”对话框中选择比较的文件，如图4-34所示。
图4-34
04 如果发现两个文档有差异，Word会在原文档中做出修订标记，用户可以根据需要接受或拒绝这些修订。
4.4 提高文档安全性
说起Word文档的安全性，用户想到的恐怕就是设置打开和修改权限密码。在实际的应用中，可以进行更加周密的保护。例如，禁止别人对原文档的格式进行修改、禁止编辑或修改Word原文档等，其实这些在Word 2016中可以很轻松地实现。
4.4.1 设置文档的编辑权限
有时完成文档后，不想让别人在另一台计算机或者通过互联网编辑该文档，就需要为该文档设置访问权限。
确定文档处于打开状态，为该文档设置文档访问权限的具体操作步骤如下。
01 选择“文件”|“信息”选项，在右侧的面板中单击“保护文档”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“限制编辑”命令，如图4-35所示。
图4-35
02 选择“限制编辑”命令后，在文档的右侧显示“限制编辑”选项，从中选择需要的选项即可，如图4-36所示。
图4-36
4.4.2 设置文档加密
对于一些重要的文档和数据，有时需要对其进行保密，不随便让别人进行查看，这时就需要为文档进行加密。设置文档加密的具体操作步骤如下。
01 选择“文件”|“信息”选项，在右侧的面板中单击“保护文档”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“用密码进行加密”命令，如图4-37所示。
图4-37
02 弹出“加密文档”对话框，从中设置自己需要的密码，单击“确定”按钮，即可创建密码，如图4-38所示。
图4-38
03 保存加密的文档后，再次打开文档时会弹出“密码”对话框，输入设置的密码即可打开文档，如图4-39所示。
图4-39
04 如果输入的密码不正确，会提示如图4-40所示的对话框，所以在设置密码之前一定要选择一个容易记住的密码。
图4-40
4.5 快速定位文档
如果一个Word文档很长，有几百页甚至几千页，想快速定位到某页或某节，可以使用一个简单的方法来快速切换。使用快速定位的具体操作步骤如下。
01 打开或建立一个需要定位的文档，切换到“开始”选项卡的“编辑”组中，如图4-41所示。单击“查找”右侧的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“转到”命令，如图4-42所示。
图4-41
图4-42
02 弹出“查找和替换”对话框，切换到“定位”选项卡，在“定位目标”列表框中选择定位类型，这里选择“页”选项，在“输入页号”文本框中输入需要定位的页数，单击“定位”按钮，定位到相应的页数，如图4-43和图4-44所示。
图4-43
图4-44
参考上述的操作步骤，用户可以试着使用其他的定位方式定位文档，这里就不详细介绍了。
4.6 查找和替换
在Word中，很多人都会使用查找和替换功能，通常是用其来查找和替换文字，但实际上还可以用来查找和替换格式、段落标记、分页符和其他项目，并且还可以使用通配符和代码来扩展搜索。
4.6.1 文本的查找
使用文本的查找功能，可以查找任意组合的字符，包括中文、英文、全角或半角等，甚至可以查找英文单词的各种形式，其具体操作步骤如下。
01 切换到“开始”选项卡中，单击“编辑”下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“查找”命令，如图4-45所示。或者按Ctrl+F快捷键。
图4-45
02 在弹出的“导航”面板中输入需要查找的文字，例如查找“培训”，按Enter键确定查找，此时“导航”面板中会显示查找到的信息，Word以淡黄色显示查找到的文本，如图4-46所示。
图4-46
除使用普通文本进行查找外，还可以使用通配符查找。通配符查找的具体操作步骤如下。
01 在“导航”面板中单击文本框右侧的
下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“高级查找”命令，如图4-47所示。
图4-47
02 弹出“查找和替换”对话框，在“查找”选项卡中输入“查找内容”为“企业*构建”，在“搜索选项”选项卡中选中“使用通配符”复选框，单击“查找下一处”按钮，如图4-48所示。
图4-48
提示
通过“查找和替换”对话框中的“查找”选项，可以查找“搜索”选项中全部搜索类型，这里就不一一介绍了。
同理，在“查找”选项卡中可以选择查找的格式以及特殊格式，包括字体、段落、图文框语言、制表位、分页符等。
03 在文档中选择“（三）模型的循环步骤”字符，如图4-49所示。
图4-49
提示
常用通配符如下。
（1）任意字符串——*，例如，“S*d”可以查找“Sad”和“Started”。
（2）任意单个字符——?，例如，“S?d”可以查找“Sat”和“Set”。
（3）词的开头——＜，例如，“（inter）＜”可以查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splintered”。
（4）词的结尾——”|“，例如，“（in）”|“”，可以查找“within”，但不能查找“intercept”。
（5）字定符之一——[ ]，例如，“w[io]n”查找“win”和“won”。
（6）定范围内的任意单个字——[-]，例如，“[r-t]ight”（必须用升序表示范围）可查找“right”和“sight”。
（7）定范围外的任意单个字符——[!x-z]，例如，“t[!a-m]ck”查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。
（8）一个重复的前一字符或表达式——{n}，例如，“fe{2}d”查找“feed”，但不能查找“fed”。
（9）n个前一字符或表达式——{n,}，例如，“fe{1,}d”查找“fed”和“feed”。
（10）n到m个前一字符或表达式——{n,m}，例如，“10{1,3}”查找“10”、“100”和“1000”。
（11）一个以上的前一字符或表达式——@，例如，“lo@t”查找“lot”和“loot”。
4.6.2 文本的替换
如果在编辑文档时需要将文档中的字符替换为其他的字符，可以使用“替换”命令来对文本进行替换。文本替换的具体操作步骤如下。
01 切换到“开始”选项卡中，单击“编辑”下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“替换”命令，如图4-50所示。或者按Ctrl+H快捷键。
图4-50
02 在弹出的“查找和替换”对话框中输入“查找内容”为“员工”, “替换为”为“职工”，如图4-51所示。单击“全部替换”按钮，即可将文档中的“员工”全部替换为“职工”。
图4-51
4.7 典型案例1——编辑辞职信文档
下面打开一个已有的文件，介绍如何编辑文本内容。
01 打开一个“辞职信．doc”文档，如图4-52所示。
图4-52
02 在文档的底部选取“2013”字符，如图4-53所示。
图4-53
03 输入需要的文本字符“2016”，如图4-54所示。这样文本就编辑完成。
图4-54
4.8 典型案例2——设置文档加密
通过为正文中文档加密的学习，下面继续上一节的制作，将“辞职信．doc”文档设置为加密文档。
01 确定当前打开文档，也可以继续上一节来设置。选择“文件”|“信息”选项，在右侧的面板中单击“保护文档”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“用密码进行加密”命令，如图4-55所示。
图4-55
02 弹出“加密文档”对话框，从中设置自己需要的密码，单击“确定”按钮，即可创建密码，如图4-56所示。
图4-56
03 输入密码后，弹出“确认密码”对话框，从中再次输入一次密码，单击“确定”按钮，如图4-57所示。
图4-57
04 创建密码文件后，找到相应的文档双击，弹出如图4-58所示的“密码”对话框，从中输入密码，单击“确定”按钮，即可打开加密的文档。
图4-58
4.9 本章小结
本章介绍了文档的基本编辑方法，包括文本的选定、修改，输入文本、移动复制文本、查找与替换、批注、修订、加密等。通过对本章的学习，用户可以掌握如何对文档进行基础的修改与编辑操作。