2.4 掌握总分类账
总分类账是指按照总分类科目设置，公允货币计量单位进行登记，简称总账。是根据总分类科目开设的账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。
2.4.1 编制期初余额统计表
期初余额统计表是用来统计财务期初账务的表格，其中记录科目代码、科目名称和各科目期初余额。它是制作总分类账的基础。
【例2-8】创建期初余额统计表。
01 新建一个名为“期初余额统计表”的工作表，在其中输入标题和列表题，如图2-75所示。
图2-75 新建工作表
02 选中“A1：D1”单元格区域，打开“开始”选项卡，单击“字体”命令组中的对话框启动器，如图2-76所示。
图2-76 单击对话框启动器
03 弹出“设置单元格格式”对话框，打开“字体”选项卡，将标题设置为“微软雅黑”、“常规”和“16”，如图2-77所示。
图2-77 设置标题字体
04 打开“对齐”选项卡，将“水平对齐”和“垂直对齐”都设置为“居中”，勾选“合并单元格”复选框，如图2-78所示。
图2-78 设置标题对齐方式
05 选中“A4：D24”单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，打开“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择粗一点的样式，单击“外边框”按钮，如图2-79所示。
图2-79 设置外边框
06 在“样式”列表框中选择细一点的样式，单击“内部”按钮，如图2-80所示。
图2-80 设置内边框
07 引用科目代码。选中“A4”单元格，在其中输入引用科目代码的公式“=会计科目表!C3”，按“Enter”键确认输入，如图2-81所示。
图2-81 引用科目代码
08 引用科目名称。选中“B4”单元格，在其中输入引用科目名称的公式“=会计科目表!D3”，按“Enter”键确认输入，如图2-82所示。
图2-82 引用科目名称
09 选中“C4：D24”单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，打开“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“会计专用”选项，将小数位数设置为“2”，单击“确定”按钮，如图2-83所示。
图2-83 设置数字格式
10 使用同样的方法，引用其他的科目代码和科目名称，并录入各科目的期初余额，最终效果如图2-84所示。
图2-84 最终效果
2.4.2 录入期初余额
总分类账提供的核算资料，是编制会计报表的主要依据，任何单位都必须设置总分类账。要设置总分类账，首先需要创建总分类账。
【例2-9】创建总分类账，并依据期初余额统计表，录入期初余额。
01 新建一个名为“总分类账”的工作表，在其中输入标题和列表题，如图2-85所示。
图2-85 新建工作表
02 选中“A1：F1”单元格区域，打开“开始”选项卡，单击“对齐方式”命令组中的对话框启动器，如图2-86所示。
图2-86 单击对话框启动器
03 弹出“设置单元格格式”对话框，打开“字体”选项卡，从中将标题设置为“华文行楷”、“常规”和“16”，如图2-87所示。
图2-87 设置标题字体格式
04 打开“对齐”选项卡，将“水平对齐”和“垂直对齐”都设置为“居中”，勾选“合并单元格”复选框，单击“确定”按钮，如图2-88所示。
图2-88 设置标题对齐方式
05 选中“A2：F20”单元格区域，单击“对齐方式”命令组中的对话框启动器，如图2-89所示。
图2-89 选择单元格区域
06 弹出“设置单元格格式”对话框，打开“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择合适的线条，然后单击“外边框”按钮，在“样式”列表框中选择合适的线条，单击“内部”按钮，然后单击“确定”按钮，如图2-90所示。
图2-90 设置边框
07 添加边框后，合并需要合并的单元格，然后选中“C4：F20”单元格区域，单击“数字”命令组中的“数字格式”下拉按钮，从中选择“会计专用”选项，如图2-91所示。
图2-91 设置选定区域的数字格式
08 选中“A4”单元格，输入引用科目代码的公式“=期初余额统计表!A4”，按“Enter”键确认输入，如图2-92所示。
图2-92 输入公式
09 选中“B4”单元格，输入引用科目名称的公式“=期初余额统计表!B4”，按“Enter”键确认输入，如图2-93所示。
图2-93 输入公式
10 选中“C4”单元格，输入引用期初余额的公式“=期初余额统计表!C4-期初余额统计表!D4”，按“Enter”键确认输入，如图2-94所示。
图2-94 显示期初余额
2.4.3 计算期末余额
在总分类账中计算了期初余额是不够的，用户还需要将本期发生额和期末余额计算出来。而本期发生额和期末余额是根据记账凭证汇总表录入的。
【例2-10】计算总分类账中的本期发生额和期末余额。
01 选中“D4”单元格，在其中输入引用“库存现金”本期借方发生额的公式“=SUMIF(记账凭证汇总表!$E$3:$E$8,B4,记账凭证汇总表!$G$3:$G$8)”，按“Enter”键确认输入，如图2-95所示。
图2-95 计算本期借方发生额
02 选中“E4”单元格，在其中输入引用“库存现金”本期贷方发生额的公式“=SUMIF(记账凭证汇总表!$E$3:$E$8,B4,记账凭证汇总表!$H$3:$H$8)”，按“Enter”键确认输入，如图2-96所示。
图2-96 计算本期贷方发生额
03 选中“F4”单元格，在其中输入计算“库存现金”期末余额的公式“=C4+D4-E4”，按“Enter”键确认输入，如图2-97所示。
图2-97 计算本期余额
04 为了计算所有科目的期末余额，需要将引用的公式向下填充，选中“A4：F24”单元格区域，如图2-98所示。
图2-98 选中单元格区域
05 打开“开始”选项卡，单击“单元格”命令组中的“填充”按钮，弹出下拉列表，从中选择“向下”选项，如图2-99所示。
图2-99 选择“向下”选项
06 此时，选中的单元格中，就依次出现了各种科目的期初余额、本期发生额和期末余额，如图2-100所示。
图2-100 最终效果
2.4.4 试算平衡表
试算平衡表用以检查借贷方是否平衡，即账户记录是否有错的一种表示。试算平衡表不仅可以验算总分类账本期发生额和期末余额是否平衡，还可以为编制会计报表提供依据。
【例2-11】制作试算平衡表，验证总分类账的借贷双方发生额是否平衡。
01 在总分类账右方“H1：I5”单元格区域中，创建一个简单的试算平衡表，用来试算本期借方发生额和本期贷方发生额是否平衡，如图2-101所示。
图2-101 创建试算平衡表
02 汇总本期借方发生额。选中“I2”单元格，在其中输入“=SUM(D4:D24)”，按“Enter”键确认输入，如图2-102所示。
图2-102 汇总借方发生额
03 汇总本期贷方发生额。选中“I3”单元格，在其中输入“=SUM(E4:E24)”，按“Enter”键确认输入，如图2-103所示。
图2-103 汇总贷方发生额
04 计算本期差额。选中“I4”单元格，在其中输入“=I2-I3”，按“Enter”键确认输入，如图2-104所示。
图2-104 统计差额
05 计算借贷方发生额是否平衡。选中“I5”单元格，在其中输入“=IF(I4=0,”平衡","不平衡")”，按“Enter”键确认输入，如图2-105所示。
图2-105 输入公式
06 此时，在试算平衡表中就显示了本期借方发生额、本期贷方发生额、本期差额和借贷平衡的情况，可以看到，通过试算，借贷方发生额是平衡的，如图2-106所示。
图2-106 最终效果