3.1 学会采购管理

企业通过不断采购相关的原材料来保障企业运营的持续性，通常，在采购材料之前，各部门需要提供采购申请，经相关领导和财务审核批准后，由采购部门统一进行预算与采购，然后对采购的商品进行登记。同时在采购过程中发生的一些经济业务，会计人员需编制相应的会计凭证，并登记相关账簿。

3.1.1 相关函数介绍

在采购过程中，必然需要填写相关的表单，财务对这些表单进行登记和统计时，会涉及以下几个函数的应用。下面介绍这几个函数的语法和功能。

1. DAY函数

DAY函数是用来返回一个月中第几天的数值，即返回以序列号表示的某日期的天数，用整数1～31表示。该函数的语法格式为：

DAY（serial_number）

参数serial_number表示指定的日期，应使用标准函数输入日期，或者使用日期多对应的序列号。日期不能以文本形式输入。

2. TODAY函数

TODAY函数是用来返回当前时间的序列号。该函数的语法格式为：

TODAY（）

TODAY函数没有参数，该函数中返回的序列号是Excel日期和时间计算使用的日期，即时间代码，如果在输入函数前，单元格的格式为“常规”，Excel会将单元格格式更改为“日期”格式；如果要查看序列号，则必须将单元格格式更改为“常规”或“数值”。

3. MONTH函数

MONTH函数是用来返回某日期对应的月份。该函数的语法格式为：

MONTH（serial_number）

参数serial_number表示要查找的那一月的日期。应使用标准函数输入日期，或者使用日期所对应的序列号，不可以以文本的形式输入日期。

4. YEAR函数

YEAR函数是用来返回某日期对应的年份。该函数的语法格式为：

YEAR（serial_number）

参数serial_number表示要查找的那一年的日期，应使用标准函数（如DATE）输入日期，或者使用日期对应的序列号。

5. AND函数

AND函数是一个逻辑函数，它是用来判断多个条件是否全部成立。该函数的语法格式为：

AND（logical1，logical2，…）

参数logical1表示要测试的第一个条件，其计算结果可以为TRUE或FALSE，参数logical2，…表示要测试的其他条件，其计算结果可以为TRUE或FALSE，当所有的条件都成立时，计算结果为TRUE，否则为FALSE。

6. FALSE函数

FALSE函数是用来返回逻辑值FALSE。该函数的语法格式为：

FALSE()

FALSE函数没有参数，并且可以在其他函数中被当作参数来使用。

7. NOT函数

NOT函数是用来对其参数的逻辑求反。该函数的语法格式为：

NOT(logical)

参数logical为可以计算出TRUE和FALSE的值或表达式。

8. TRUE函数

TRUE函数是用来返回逻辑值TRUE。该函数的语法格式为：

TRUE()

TRUE函数没有参数，并且可以在其他函数中被当作参数来使用。

3.1.2 采购申请单

采购申请单是采购过程的开始，每个部门根据需要填写采购单，然后提交有关部门审批后，移送采购部门进行统一采购。

【例3-1】创建并填写采购申请单。

01 新建一个名为“采购申请单”的工作表，在工作表中创建空白的采购申请单，并对其中标题和列标题进行设置，为表格添加边框，效果如图3-1所示。

图3-1 创建空白的采购申请单

02 选中“B2”单元格，在其上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“设置单元格格式”选项，如图3-2所示。

图3-2 选择“设置单元格格式”选项

03 弹出“设置单元格格式”对话框，打开“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中输入“00#”，单击“确定”按钮，如图3-3所示。

图3-3 “设置单元格格式”对话框

04 选中“D2”单元格，打开“数据”选项卡，单击“数据工具”命令组中的“数据验证”按钮，弹出下拉列表，从中选择“数据验证”选项，如图3-4所示。

图3-4 选择“数据验证”选项

05 弹出“数据验证”对话框，打开“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“人力资源部,财务部”，单击“确定”按钮，如图3-5所示。

图3-5 “数据验证”对话框

06 单击“D2”单元格，在其右方出现下拉按钮，单击该按钮，从弹出的下拉列表中选择合适的选项，选中“E2”单元格，在其中输入“=YEAR(TODAY())”，如图3-6所示。

图3-6 输入公式

07 按“Enter”键确认输入，在该单元格中就显示了当前的年份。选中“G2”单元格，在其中输入“=MONTH(TODAY())”，如图3-7所示。

图3-7 输入公式

08 按“Enter”键确认输入，在该单元格中就显示了当前的月份。选中“I2”单元格，在其中输入“=DAY(TODAY())”，如图3-8所示。

图3-8 输入公式

09 按“Enter”键确认输入，在该单元格中就显示了当前是哪一天。选中“H5：I5”单元格区域，在其中输入“=TODAY()+15”（此处假设需要日期是采购日期后的15天），如图3-9所示。

图3-9 计算需用日期

10 按“Enter”键确认输入，在该单元格中就显示了需用日期。继续输入其他的信息，最终效果如图3-10所示。到此，采购申请单就填制完成了。

图3-10 最终效果

3.1.3 采购统计表

采购部门在采购结束后，需要对一段时间内采购的材料、物品进行登记汇总，这就形成了采购统计表。采购统计表是用来分析采购数据，对进、销、存实施管理的基础表格。

【例3-2】填制采购统计表。

01 创建一个名为“采购统计表”工作表，在表中创建空白的采购统计表，设置标题和列标题，并为表格添加边框，效果如图3-11所示。

图3-11 创建空白的采购统计表

02 选中“B2”单元格，在其中输入“=MONTH(TODAY())”，然后按“Enter”键确认输入，如图3-12所示。

图3-12 输入公式

03 选中“A4：A19”单元格区域，打开“数据”选项卡，单击“数据工具”命令组中的“数据验证”按钮，弹出下拉列表，从中选择“数据验证”选项，如图3-13所示。

图3-13 选择“数据验证”选项

04 弹出“数据验证”对话框，打开“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“白云电子城,格力文具”，如图3-14所示。

图3-14 “数据验证”对话框

05 打开“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“供货商”，在“输入信息”文本框中输入“单击下拉按钮，选择供货商！”，单击“确定”按钮，如图3-15所示。

图3-15 设置输入信息

06 选中“E4：E19”单元格区域，单击“数据工具”命令组中的“数据验证”按钮，弹出下拉列表，从中选择“数据验证”选项，如图3-16所示。

图3-16 选择“数据验证”选项

07 弹出“数据验证”对话框，打开“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“整数”选项，在“数据”下拉列表中选择“大于”选项，在“最小值”文本框中输入“0”，如图3-17所示。

图3-17 设置验证条件

08 打开“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“注意”，在“输入信息”文本框中输入“请输入整数！”，如图3-18所示。

图3-18 设置输入信息

09 打开“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择“停止”选项，在“标题”文本框中输入“错误”，在“错误信息”文本框中输入“请输入整数！”，然后单击“确定”按钮，如图3-19所示。

图3-19 设置出错警告

10 设置“金额”列公式，选中“G4”单元格，在其中输入“=IF(AND(B4<>””,E4<>””,F4<>””),E4*F4,””)”，然后按“Enter”键确认输入，如图3-20所示。

图3-20 输入公式

11 选中“F4：G19”单元格区域，打开“开始”选项卡，单击“数字”命令组中的“数字格式”按钮，弹出下拉列表，从中选择“会计专用”选项，如图3-21所示。

图3-21 设置数字格式

12 用户输入第一条记录后，可以选择通过记录单输入信息，选中采购统计表，打开“数据”选项卡，单击“记录单”命令组中的“记录单”按钮，如图3-22所示。

图3-22 选择“记录单”选项

13 弹出“采购统计表”对话框，显示了记录清单中的第一条记录，单击“新建”按钮，创建新的记录，如图3-23所示。

图3-23 单击“新建”按钮

14 出现一个空白的记录单，在相应位置输入信息，如图3-24所示。

图3-24 输入信息

15 当所有信息都录入后，单击“关闭”按钮，关闭该对话框，此时，系统会自动在表格中添加刚输入的信息，最终效果如图3-25所示。

图3-25 最终效果

3.1.4 采购物资的账务处理

企业在采购过程中，由于结算方式和采购地点不同、货款的支付时间不同，货品入库时间不同，造成了账务处理不同。

1. 款未付，货已到

某公司采购2台三星的电脑，单价是每台4500元，贷款没有支付，但电脑已经验收入库。该业务的账务处理如下。

【例3-3】收到电脑时的账务处理。

01 打开“记账凭证”工作表，删除原先录入的信息，在其中输入该业务的信息，如图3-26所示。

图3-26 登记记账凭证

02 打开“记账凭证汇总表”工作表，将审核无误的记账凭证登记到记账凭证汇总表中，如图3-27所示。

图3-27 登记记账凭证汇总表

【例3-4】电脑验收入库时的账务处理。

01 打开“记账凭证”工作表，删除原先录入的信息，在其中输入该业务的信息，如图3-27所示。

图3-28 登记记账凭证

02 打开“记账凭证汇总表”工作表，将审核无误的记账凭证登记到记账凭证汇总表中，如图3-28所示。

图3-29 登记记账凭证汇总表

2. 款已付，货已到

某公司采购2台三星的电脑，每台4500元，取得了增值税率为17%的专用发票，货款是用库存现金支付的，电脑已经验收入库，该项业务的账务处理如下。

【例3-5】支付货款时的账务处理。

01 打开记账凭证，在其中录入该业务的信息，如图3-30所示。

图3-30 登记记账凭证

02 打开记账凭证汇总表，将审核无误的记账凭证登记到记账凭证汇总表中，如图3-31所示。

图3-31 登记记账凭证汇总表

03 由于采购过程中，使用的是库存现金，所以需要登记现金日记账，按照审核无误的记账凭证登记现金日记账，如图3-32所示。

图3-32 登记现金日记账

【例3-6】电脑验收入库时的账务处理。

01 打开记账凭证，在其中录入该业务的信息，如图3-33所示。

图3-33 登记记账凭证

02 打开记账凭证汇总表，将审核无误的记账凭证的内容登记到记账凭证汇总表中，如图3-34所示。

图3-34 登记记账凭证汇总表