3.1　知识讲解——录入工作表内容

在创建工作表后，即可在表格中输入数据。在Excel表格中，常见的数据类型有文本、数字，以及日期和时间等。当然，还可以在表格中输入一些特殊的符号和数据内容，如以0开头的数据或负数等。

3.1.1　内容的录入方法

在Excel表格中，数据一般分为文本数据和数字数据。输入数据的方法有多种，通常情况下，用户可以直接在单元格中输入数据，还可以在编辑栏中输入数据，具体操作方法如下。

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视频文件：光盘\视频文件\第3章\3-1-1.mp4

Step01：新建一个空白工作簿，1　选择A1单元格，输入需要的文本数据“时间”；2　按【Enter】键确认，且活动单元格自动下移，如下图所示。

Step02：使用相同的方法在其他单元格中输入表头内容。1　选择A2单元格；2　在编辑栏中输入日期数据“2016-01-15”；3　单击编辑栏中的“输入”按钮，如下图所示。

Step03：此时，可看到单元格中显示的日期数据与输入的形式有所不同。在B2单元格中输入文本，1　选择C2单元格；2　在编辑栏中输入数字数据“21”；3　单击编辑栏中的“输入”按钮，如右图所示。

Step04：使用相同的方法在其他单元格中输入相应的数据，完成后如右图所示。

知识拓展　单元格的不同选择方式

在单元格中输入数据后，按【Tab】键将结束数据的输入并选择右侧的单元格；若按【Ctrl+Enter】组合键将结束数据的输入并继续选择输入数据的单元格。

3.1.2　撤销与恢复操作

在Excel 2013中录入编辑数据及各种设置操作时，难免有时会出现一些错误的操作，可以对上一步操作进行撤销及恢复。

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Step01：1　单击“撤销”右侧的下拉按钮；2　选择需要撤销的步骤，如下图所示。

Step02：此时，即可撤销到“在D1单元格中输入‘时间、地点、人物’”命令，如下图所示。

专家提示

按【Ctrl+Z】组合键可以撤销上一步的操作，如果撤销多次后需要恢复上一步时，按【Ctrl+Y】组合键即可。

Step03：1　单击“恢复”右侧的下拉按钮；2　选择需要恢复的步骤，如下图所示。

Step04：此时，即可恢复至“在B2单元格中输入‘南宁广场’”命令，如下图所示。

3.1.3　修改单元格内容

如果要对单元格中已经存在的内容进行修改，可以使用直接编辑单元格或者选择元格在编辑栏中修改的方法，具体操作方法如下。

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Step01：双击单元格，进行编辑状态后直接输入新的数据，如下图所示。

Step02：选择单元格，在编辑栏中输入新的数据，如下图所示。

3.1.4　清除单元格内容

清除单元格中的数据可以使用【Delete】键或是【Backspace】键来实现。除此之外，用户还可以使用“清除”命令清除单元格内容，具体操作方法如下。

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Step01：1　选择需要清除内容的单元格；2　单击“编辑”功能组中“清除”下拉按钮；3　在弹出的下拉列表中选择“清除内容”命令，如下图所示。

Step02：此时，即可清除选中单元格中的内容，如下图所示。

知识拓展　按【Backspace】键与【Delete】键的区别

如果需要删除的是单元格区域内容，按【Backspace】键清除一个单元格的内容，需要全部删除，还需要使用【Ctrl+Enter】组合键进行一次填充；按【Delete】键则可以一次性删除所有选中的单元格内容。

3.1.5　设置数据验证

在编辑电子表格时，经常遇到一些特殊的数值，例如比例、分数等，此时可以为单元格设置数值验证规则，来检验数值的有效性，并设置出错警告，具体操作步骤如下。

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素材文件：光盘\素材文件\第3章\费用报销明细.xlsx

结果文件：光盘\结果文件\第3章\费用报销明细.xlsx

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Step01：1　选中单元格区域F2：F8；2　单击“数据”选项卡；3　在“数据工具”功能组中单击“数据验证”按钮；4　在弹出的下拉列表中选择“数据验证”命令，如右图所示。

Step02：弹出“数据验证”对话框，1　在“允许”下拉列表框中选择“小数”选项；2　将验证条件设置为“介于0和1之间”，如下图所示。

Step03：1　单击“出错警告”选项卡；2　在“样式”下拉列表框中选择“警告”选项；3　在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“报销系数应为0-1之间”；4　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step04：在F2单元格中输入报销系数值“1.2”，如下图所示。

Step05：按【Enter】键，弹出对话框，提示用户输入错误，如下图所示。此时，单击“否”按钮，返回工作表中重新输入，若单击“是”按钮，录入的错误数据就显示在该单元格中。