1.1　制作“劳动合同”

案例说明

劳动合同是公司常用的文档资料之一。一般情况下，企业可以采用劳动部门制作的格式文本，也可以在遵循劳动法律法规的前提下，根据公司自身的情况，制定合理、合法、有效的劳动合同。本节将利用Word的文档编辑功能，制作一份名为“劳动合同”的文档。

“劳动合同”文档制作完成后的效果如下图所示。

思路解析

劳动合同是企业与员工签订的用工协议，一般包括两个主体，一是用工单位，二是劳动者。最近某公司进行招聘制度改革，要求行政主管制作一份新的劳动合同。其制作流程及思路如下图所示。

步骤详解

1.1.1　创建并设置劳动合同格式

在编排劳动合同前，首先需要创建一个合同文档，并准确设置文档的格式以符合规范。

1.新建空白文档

在编排文档前要养成在正确的位置创建文档并命名的习惯，以防文档丢失。

第1步：新建文档。①在保存文档的文件夹中，右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“新建”命令；②选择级联菜单中的“Microsoft Word文档”命令，如下图所示。

第2步：为文档命名。为成功创建的Word文档输入正确的名称，如下图所示。

2.设置页面大小

不同的文档对页面大小有不同的要求。在文档创建完成后，应根据需求对页面大小进行设置。通常情况下，劳动合同选择A4页面大小。

①切换到“布局”选项卡下，单击“纸张大小”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择A4，如右上图所示。

3.设置页边距

页边距指的是页面的边线到文字的距离，通常在页边距内输入文字或图形内容。一般来说，劳动合同的上、下页边距通常是2.5厘米，左、右页边距是3厘米。

第1步：打开“页面设置”对话框。①单击“页边距”下拉按钮，②在弹出的下拉列表中选择“自定义页边距”选项，如下图所示。

第2步：设置页边距。①在“页面设置”对话框中，输入页边距的数值，上、下为2.5厘米，左、右为3厘米；②单击右下角“确定”按钮，如下图所示。

1.1.2　编辑劳动合同首页

“劳动合同”文档的基本格式设置完成后，就可以开始编辑合同的首页了。首页的内容应该说明这份文档，格式应当简洁大气。在输入内容时，一部分内容输入完后需要换行，再输入另外一部分的内容。

1.输入首页内容

第1步：定位光标输入第一行字。将光标置于页面左上方，输入第一行字，如下图所示。

第2步：按Enter键换行。第一行字输入完成后，按下Enter键，让光标换行，如下图所示。

第3步：输入第二行字。完成换行后，输入第二行字，如下图所示。

第4步：完成首页内容输入。按照同样的方法，完成首页内容的输入，如下图所示。

专家点拨

按Enter键换行称为硬回车，按Enter+Shift组合键换行称为软回车。硬回车的效果是分段，换行后新输入的是另一段内容。而软回车的效果只是换行不换段，类似于首行缩进这样的段落格式，对软回车后输入的文字是无效的。

2.编辑“编号”文字格式

录入首页内容后，接下来设置“编号”格式，包括字体、字号、行距以及对齐方式等。在Word 2016的“开始”选项卡中，可以轻松完成字体和段落的格式设置，具体操作步骤如下。

第1步：设置字体格式。①选择文本“编号”；②选择“开始”选项卡；③在“字体”组中将“字体”设置为“仿宋”；④将字号设置为“四号”，如下图所示。

第2步：设置行距。①选择文本“编号”；②在“开始”选项卡“段落”组中单击“行和段落间距”按钮；③在弹出的下拉列表中选择3.0选项，即可将所选文本的行距设置为3倍行距，如下图所示。

3.设置标题格式

一篇文档的首页标题，通常采用大字号字体，如黑体、华文中宋等。接下来，在Word 2016中设置“劳动合同书”文本的字体格式、段落间距、行距以及字体宽度等，具体操作步骤如下。

第1步：打开“字体”对话框。①选择标题“劳动合同书”；②选择“开始”选项卡；③在“字体”组中单击“对话框启动器”按钮，如下图所示。

第2步：设置字体格式。①在弹出的“字体”对话框中将“中文字体”设置为“黑体”；②将“字形”设置为“常规”；③将字号设置为“初号”；④单击“确定”按钮，如下图所示。

专家点拨

对于字体格式，也可以直接在“开始”选项卡下的“字体”组中进行设置，但是在“字体”对话框中有更多的设置选项。

第3步：设置字体加粗。①选择“开始”选项卡；②在“字体”组中单击“加粗”按钮，如下图所示。

第4步：设置对齐方式。①选择“开始”选项卡；②在“段落”组中单击“居中”按钮，如下图所示。

第5步：打开“段落”对话框。①选择“开始”选项卡；②在“段落”组中单击“对话框启动器”按钮，如下图所示。

专家点拨

启动对话框的方法通常有以下两种。

（1）选中文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。

（2）选中文本，单击“开始”选项卡“段落”组中的“对话框启动器”按钮。

第6步：设置行距、间距。①在弹出的“段落”对话框中，默认切换到“缩进和间距”选项卡；②将“行距”设置为“1.5倍行距”；③将“间距”设置为“段前4行、段后4行”；④单击“确定”按钮，如下图所示。

第7步：打开“调整宽度”对话框。①选择“开始”选项卡；②在“段落”组中单击“中文版式”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“调整宽度”选项，如右上图所示。

第8步：设置文字宽度。①在弹出的“调整宽度”对话框中，将“新文字宽度”设置为“7字符”；②单击“确定”按钮，如下图所示。

4.设置首页其他内容格式

正规的劳动合同首页通常包括订立劳动合同的甲乙双方信息、签订时间以及印制单位等。接下来设置这些项目的字体和段落格式，使其更加整齐美观，具体操作步骤如下。

第1步：设置字体格式。将所有项目的“字体”设置为“宋体（中文正文）”，“字号”设置为“三号”，并加粗显示，如下图所示。

第2步：调整文字缩进。①选中所有项目；②在“段落”组中不断单击“增加缩进量”按钮，即可以一个字符为单位向右侧缩进，如下图所示。

第3步：设置“甲方”文字宽度。①选中文本“甲方”，打开“调整宽度”对话框，设置“新文字宽度”为“5字符”；②设置完成后，单击“确定”按钮，如下图所示。用同样的方法，设置“乙方”文字的宽度。

第4步：设置“签订日期”文字宽度。①选择文本“签订日期”，再次打开“调整宽度”对话框，将“新文字宽度”设置为“5字符”；②单击“确定”按钮，如下图所示。

专家点拨

在设置字体格式时，如果能找到范本，那么可以通过格式刷把范本上的文字格式复制到目标文档中，以实现格式的快速调整。

第5步：调整行距。①选中“甲方”及下方的所有文字，在“开始”选项卡“段落”组中单击“行和段落间距”下拉按钮；②在弹出的下拉列表中选择2.5选项，即可将所选文本的行距设置为2.5倍行距，如下图所示。

第6步：设置段前间距。①选择标题“甲方”所在的行；②选择“布局”选项卡；③在“段落”组中将“段前间距”设置为“8行”，如下图所示。

第7步：设置段后间距。①选择“签订日期”所在的行；②选择“布局”选项卡；③在“段落”组中将“段后间距”设置为“8行”，如下图所示。

第8步：添加下划线。在“甲方”“乙方”的右侧输入冒号，并添加合适的空格，然后按住Ctrl键的同时选中这些空格；①选择“开始”选项卡；②在“段落”组中单击“下划线”按钮，即可为选中的空格加上下划线，如下图所示。

专家答疑

问：为文字尾部的空格添加下划线，为什么有的文档能看到下划线，有的文档却看不到？

答：为文字尾部的空格添加了下划线，但在某些文档中却看不到，这是因为格式设置没有让尾部的下划线显示。解决的方法是，选择“文件”→“选项”命令，在弹出的“Word选项”对话框中选择“高级”选项卡，在“版式选项”栏下勾选“为尾部空格添加下划线”复选框，即可显示文字尾部的下划线。

第9步：设置段落缩进。①选择文本“XX市劳动局制”；②选择“布局”选项卡；③在“段落”组中将“左缩进”设置为“0字符”，如下图所示。

第10步：设置对齐方式。①保持选中“XX市劳动局制”文字；②选择“开始”选项卡；③单击“段落”组中的“居中”按钮，如下图所示。

第11步：查看合同首页效果。操作到这里，“劳动合同”首页就设置完成了。此时可以查看制作完成的合同首页，如下图所示。

1.1.3　编辑“劳动合同”正文

“劳动合同”的首页制作完成后，就可以录入文档内容了。在录入内容时，需要对内容进行排版设置，以及灵活使用格式刷进行格式设置。

1.复制和粘贴文本

在录入和编辑文档内容时，有时需要从外部文件或其他文档中复制一些文本内容。例如，本例将从素材文本文件中复制劳动合同内容到Word中进行编辑，这就涉及文本内容的复制与粘贴操作，具体操作步骤如下。

第1步：复制文本。在“记事本”中打开“素材文件\第1章\劳动合同内容.txt”文件。按Ctrl+A组合键全选文本内容，按Ctrl+C组合键复制所选内容，如下图所示。

第2步：粘贴文本。将文本插入点定位于Word文档末尾，按Ctrl+V组合键即可将复制的内容粘贴到文档中，如下图所示。

专家答疑

问：为什么从网页中复制的文字，执行“粘贴”命令后，格式变得十分奇怪呢？应该怎样操作呢？

答：在Word 2016中粘贴复制的内容后，根据复制源内容的不同，自带的格式也会不同。为了避免复制到源内容的格式，在复制内容后，单击“粘贴”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“只保留文本”的粘贴方式。

2.查找和替换空格、空行

从其他文件向Word文档中复制和粘贴内容时，经常出现许多空格和空行。此时，可以使用“查找和替换”命令，批量替换或删除这些空格、空行。具体操作步骤如下。

第1步：执行“替换”命令。①复制文中的任意一个汉字符空格“　”；②选择“开始”选项卡；③在“编辑”组中单击“替换”按钮，如下图所示。

第2步：设置替换内容，并进行替换。①打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中粘贴复制文中的任意一个汉字符空格“　”；②在“替换为”文本框中什么都不输入；③单击“全部替换”按钮，如下图所示。

第3步：完成替换。弹出Microsoft Word对话框，提示用户是否从头继续搜索，单击“否”按钮即可，如下图所示。此时便完成文档的多余空格删除。

第4步：替换空行。再次打开“查找和替换”对话框，①在“查找内容”文本框中输入“^p^p”；在“替换为”文本框中输入“^p”；③单击“全部替换”按钮，如下图所示。

第5步：完成空行替换。弹出Microsoft Word对话框，提示用户“全部完成”，单击“确定”按钮即可，如下图所示。此时就将文档中的多余空行删除了。

专家点拨

在对文档内容进行查找、替换时，如果要查找的内容或要替换的内容中包含特殊格式，如段落标记、手动换行符、制表位、分节符等编辑标记之类的特定内容，均可使用“查找和替换”对话框中的“特殊格式”按钮菜单进行选择。

3.使用制表符进行精确排版

对Word文档进行排版时，想要将不连续的文本列排列整齐，可以使用制表符进行快速定位和精确排版。具体操作步骤如下。

第1步：打开标尺，移动制表符位置。在“视图”选项卡下单击“显示”组中的“标尺”按钮，即可打开标尺，如右上图所示。选中标尺上的点，按住鼠标左键不放，可以左右移动确定制表符的位置，从而实现文字的位置调整。

第2步：定位制表符位置。在标尺上单击或移动鼠标，会出现一个“左对齐式制表符”┖，如下图所示。

第3步：对齐文字。①将光标定位到文本“乙方”之前，然后按下Tab键，此时光标之后的文本自动与制表符对齐；②用同样的方法，定位其他文字的位置，如下图所示。

4.设置字体和段落格式

对Word文档进行排版时，要对文档内容的字体、行距等进行设置。具体操作步骤如下。

第1步：设置下划线。在文字后面添加合适的空格，并选中这些空格。①选择“开始”选项卡；②在“字体”组中单击“下划线”按钮，即可为选中的空格加上下划线，如下图所示。

第2步：设置段落格式。①选中所有正文，在“段落”组中单击“对话框启动器”按钮，在弹出的“段落”对话框中设置“首行缩进”为“2字符”；②将“行距”设置为“1.5倍行距”；③单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步：查看设置效果。此时劳动合同内的文字的字体和段落格式设置完毕，效果如下图所示。

专家点拨

在Word文档中还可以通过标尺来快速设置不同段落的首行缩进值。方法是选中段落后，拖动界面上方的左缩进标尺，即可完成段落的缩进。

5.插入和设置表格

在编辑文档的过程中，有时还会用到表格来定位文本列。用户可以直接使用Word插入表格，输入文本，并隐藏表格框线。具体操作步骤如下。

第1步：插入表格。将光标定位在文档的结尾位置，①选择“插入”选项卡；②单击“表格”下拉按钮，在弹出的下拉列表中拖选1行3列，即可在文档中插入一个1行3列的表格，如下图所示。

专家点拨

如果需要插入的表格行列数较多，可以选择“插入表格”选项，通过输入行数和列数来创建表格。

第2步：输入表格内容。在表格中录入内容，并设置字体和段落格式，如下图所示。

第3步：隐藏表格线。选中表格，①选择“开始”选项卡；②在“段落”组中单击“边框”下拉按钮；③在弹出的下拉列表中选择“无框线”选项。此时，表格的实框线被删除了，如下图所示。

1.1.4　预览劳动合同

编排完文档后，通常需要对文档排版后的整体效果进行查看。本节将以不同的方式对“劳动合同”文档进行查看。

1.使用阅读视图预览合同

Word 2016提供了全新的阅读视图模式，在该模式下单击左右的箭头按钮即可完成翻屏。此外，Word 2016阅读视图模式提供了3种页面背景色，方便用户在各种环境下舒适地阅读。具体操作步骤如下。

第1步：进入阅读视图模式。①选择“视图”选项卡；②单击“视图”组中的“阅读视图”按钮，如右上图所示。

第2步：翻屏阅读。在阅读视图模式下，单击左右的箭头按钮即可完成翻屏，如下图所示。

第3步：设置页面颜色。①单击“视图”菜单项；②在弹出的下拉菜单中选择“页面颜色→褐色”命令，如下图所示。

专家点拨

在阅读视图下预览完毕后，可以按Esc键退出预览，也可以单击页面右下方的“页面视图”按钮，返回页面视图编辑状态下。

2.使用“导航”窗格

Word 2016提供了可视化的“导航”窗格可以快速查看文档结构图和页面缩略图，从而帮助用户快速定位文档位置。具体操作步骤如下。

第1步：打开“导航”窗格。①选择“视图”选项卡；②在“显示”组中勾选“导航窗格”复选框，即可调出“导航”窗格，如右图所示。

第2步：浏览文档。在“导航”窗格中，①选择“页面”选项卡，即可查看文档的页面缩略图；②在查看缩略图时，可以拖动右边的滑块查看文档，如左图所示。